Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение старых трудовых книжек по-новому с 1 сентября 2021 г.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Комментарий к ст. 66 ТК РФ
1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:
— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).
6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
О переводе на другую должность
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
Выдача трудовой книжки
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Кому выдаётся трудовая книжка?
Трудовые книжки сегодня оформляются на всех работников, проработавших в организации более 5 дней, для которых данная работа является основной (ст. 66 ТК РФ).
При поступлении на работу для заключения трудового договора работник должен предоставить трудовую книжку вместе со всеми остальными необходимыми документами, такими как паспорт, документы об образовании и прочее. А если человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку должен предоставить работодатель. После увольнения книжку обязаны вернуть её владельцу. Если вы совместитель и хотите добавить в трудовую книжку строчку о работе по совместительству, то имеете законное право получить такую запись. Для этого вам нужно принести на основное место вашей работы документ, подтверждающий, что вы работаете по совместительству, и «основной» работодатель внесёт соответствующую отметку в документ.
Структура трудовой книжки
Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.
Трудовая книжка включает в себя три раздела:
- заглавная (титульная) часть;
- информация о трудовой деятельности;
- данные о поощрениях и награждениях.
Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:
- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
- Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ.
На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.
Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.
И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.
Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.
ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.
Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.
Другой комментарий к статье 66 ТК РФ
§ 1. В соответствии со ст. 66 ТК Правительство РФ 16 апреля 2003 г. приняло Постановление «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1539) в ред. от 6 февраля 2004 г., которым утверждены форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
По действующему законодательству работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
§ 2. Трудовые книжки нового образца в России введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Следовательно, трудовые книжки нового образца будут выдаваться только тем работникам, которые впервые заключили трудовые договоры после 1 января 2004 г.
§ 3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
§ 4. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистке.
§ 5. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития РФ. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках» Минтруд России своим Постановлением от 10 октября 2003 г. утвердил Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Бюллетень Минтруда России. 2003. N 11. Ст. 18).
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп. 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК.
При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
§ 6. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
§ 7. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
§ 8. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Ответ на вопрос:
Рассмотрим ваши вопросы:
Если трудовая книжка выдана в иностранном государстве и велась на иностранном языке, сотруднику-иностранцу нужно оформить документ российского образца. При этом записи о трудовом стаже сотрудника на территории иностранного государства в него переносить не нужно.
Указанный порядок следует применять в том числе в отношении граждан Республик Армения, Беларусь и Казахстан, несмотря на , во многом приравнивающее граждан указанных республик с российскими гражданами в части трудовых отношений. Такой вывод следует из статьи 11 Трудового кодекса РФ.
Аналогичные разъяснения приведены в .
Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
Вкладыш в трудовую книжку
Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку( Правил, утвержденных ). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. утверждена .
При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша ( Правил, утвержденных ). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.
Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, утвержденные , не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Ситуация: Можно ли в трудовую книжку советского образца вшить вкладыш нового образца
Да, можно.
Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились все свободные графы, то для внесения последующих записей в соответствующий раздел необходимо вшить вкладыш ( Правил, утвержденных ). Это правило действует независимо от того, какую трудовую книжку предъявил сотрудник при приеме на работу, старого или нового образца.
Имеющиеся у сотрудников трудовые книжки действительны и обмену на новые не подлежат (). При этом , утвержденные , не запрещают в трудовые книжки советского образца.
Таким образом, в трудовую книжку советского образца можно вшить вкладыш нового образца.
Действительна ли запись в трудовой книжке без печати?
Но на белом листе расположенном слева законодатель разрешает оставлять заметки о вашем новом статусе, например: « Запись образование дополнена в связи с тем, что было получено высшее образование по профессии юрист». Запись об учебе в трудовой книжке — образец. У учителя Учителя, как и иные граждане нашей страны заводят трудовые книжки, в которые вписываются их должности в учебных заведениях. Но помимо сведений о принятии на должность и увольнениях, в трудовых книжках записывается информация о получении соответствующих категорий.
Всего их насчитывается около пяти, и самая высшая ступень – это высшая категория. Как только учитель получает одну из перечисленных категорий, об этом ставится отметка в трудовой книжке сразу после записи о принятии на работу. Обычно эта запись может выглядеть так: « «Присвоена первая квалификационная категория на должность учитель».
Сколько времени действительна копия трудовой книжки для банка
У меня было такое, мне посоветовали в ГИТ завести трудовую книжку российского образца, так как молдавская не отвечает требованиям законодательтсва РФ. А в молдавской написать «Выдана трудовая книжка, отвечающая требованиям законодательства Российской Федерации. Подпись. Печать». При оформлении пенсии молдавская книжка работнику еще понадобится.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #3 9 сентября 2010, 10:52 ого… век живи…. век учись…о.О Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Марина Российская Федерация, Санкт-Петербург #4 9 сентября 2010, 10:54 Я бы еще стаж написала в книжке, понадобится для начисления б/л.А молдавская какого года книжка? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
В 18 веке в Европе было распространено требование при приеме на работу предоставить рекомендации с прошлого места работы. Сначала это были одноразовые бумаги, выдаваемые по требованию работника.
В середине 18 века Франция, одной из первых, пришла к необходимости ведения постоянного документа, содержащего информацию о каждом месте работы человека. Целью этого документа была борьба с огромным количеством бродяг. Документ, именуемый «трудовая книжка», должен был храниться у работодателя.
Несколько раз трудовую книжку во Франции отменяли и возвращали. Так, Наполеон вернул трудовые книжки в начале 19 века, отмененные после Великой Французской революции. В середине 19 века книжки разрешили хранить у работников, а в начале 20 века и вовсе отменили.
Дания и Германия в 19 веке последовали примеру и завели для своих работников трудовые книжки, заменив их в 20 веке на «трудовые списки», а затем на электронные базы данных с информацией о трудовом стаже каждого работника.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
В профессиональной деятельности некоторых граждан наступает момент, когда «Сведения о работе» полностью заполнены и новые данные вносить некуда. Некоторые работодатели находят креативные выходы из ситуации, например, вносят информацию в раздел «Сведения о награждении», зачеркивая титульную надпись на странице, или подшивают чистые листы.
Ни одно из перечисленных действий допустимым не является. В случае, если графа «Сведения о работе» в трудовой книжке переполнена, сотруднику выдается вкладыш. Сведения о нем вносятся на титульный лист, в верхний правый угол. Указание серии и номера выдаваемого вкладыша обязательно.
Возможно как внесение сведений от руки, так и заполнение отпечатка штампа 10х25 мм. Нумерация записей при оформлении вкладыша продолжается.
При внесении в трудовую книжку записей о выполняемой работником работе (трудовой функции) следует руководствоваться предписаниями, содержащимися в п. 3.1 Инструкции. Уточним, что основанием для внесения таких записей, как правило, служит приказ (распоряжение) о приеме на работу. Внесение в трудовую книжку записи о выполняемой работником работе (трудовой функции) производится следующим образом (при приеме (назначении) работника на новое место работы (должность) в порядке перевода в графе 3 раздела «Сведения о работе» в записи о приеме на работу указывается, что работник принят (назначен) в порядке перевода): в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а при наличии, кроме того, и его сокращенное наименование; в следующей свободной строке:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата приема на работу;
— в графу 3 вносится запись о принятии (назначении) работника в соответствующее структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Принят (принята)»;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым работник принят на работу, а также наименование вида документа.
Необходимо, на наш взгляд, еще раз обратить внимание читателей на то, что внесение записей о выполнении работником работы (трудовой функции) по совместительству производится кадровым органом по месту основной работы работника в том случае, если этого пожелает работник. Основанием для внесения такой записи, помимо приказа (распоряжения) о приеме на работу (надлежащим образом оформленной копии приказа (распоряжения) или выписки из него), изданного по месту работы по совместительству, будет служить соответствующее письменное заявление работника (с резолюцией работодателя). Отметим, что при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации следует руководствоваться штатным расписанием.
В том случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей (специальностей, профессий), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется. Форма личной карточки — форма N Т-2 — утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и заполняется в соответствии с положениями Указаний, утвержденных этим же Постановлением.