Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное дело работника образца 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Для чего формируют данный документ
Листок содержит все основные данные о гражданине, который трудоустраивается на предприятие. Это позволяет директору ознакомиться с ними в кратчайшие сроки, что очень важно для крупных организаций.
Кроме того, данные из анкеты могут потребоваться при переоформлении человека на другую должность.
Изучив информацию, руководитель составляет свое мнение о человеке, и принимает решение о том, какую работу ему можно поручить.
Несмотря на то, что небольшие, частные компании не обязаны использовать эту форму документа, они применяют ее, поскольку это удобно.
Государственные организации обязаны заполнять такие листки, поскольку это требование закреплено законодательством – Приказом Генпрокуратуры РФ № 135.
Особенно важно, чтобы данный документ находился в личном деле каждого работника Прокуратуры.
При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий.
Персональный листок, заполняемый для каждого сотрудника отделом кадров является неотъемлемой частью личного дела.
Это своего рода визитка, содержащая актуальную информацию о том, где проживает работник, о его персональных и иных данных. Указываются сведения об образовании, о наличии супруга, детей.
Женщина также должна указать, не планирует ли она в ближайшее время отправиться в отпуск по беременности и родам.
Данные, представленные в ней, могут быть запрошены только в крайних случаях сотрудниками прокуратуры. В остальных ситуациях они должны быть надежно защищены от третьих лиц.
Бюджетные организации обязаны учитывать нормативные постановления, в частности такое, как Письмо № 03 – 51, в котором приведены методические рекомендации по документообороту в образовательных учреждениях.
Согласно этому документу, на каждого сотрудника школы, института должна быть оформлена личная карточка.
Единая унифицированная форма не была предусмотрена законодательством. Работодатели самостоятельно создают бланк и утверждают его путем утверждения через Приказ.
Можно упростить задачу, воспользовавшись готовым бланком. Это позволит учесть все пункты и избежать ошибок.
Как вносить изменения
В случае, если изменился адрес проживания, или семейное положение, и возникла необходимость внести изменения в листок, необходимо следовать некоторым правилам.
Порядок редактирования данных:
| Обо всех изменениях необходимо сообщить в отдел кадров | Сотруднику будет выдана новая анкета для заполнения |
| После того, как все сведения будут внесены | Начальник отделения проверяет анкету, и вносит информацию в дело |
| Чаще всего осуществляются незначительные поправки | Изменение фамилии из-за регистрации брака, данные о рождении ребенка, либо о повышении квалификации, об изменении паспорта или места жительства |
Личный листок по учету кадров — как правильно заполнять
Поскольку унифицированной формы бланка личного листка не существует, кадровая служба может составить свой бланк или использовать один из образцов.
В любом случае стоит включить в листок следующие блоки:
- Фотография. Цветной или черно-белый снимок формата 4х6, анфас, как в паспорте. Фотография должна быть актуальной. Вклеивается в верхний левый угол документа.
-
Общие сведения.
- Фамилия, имя, отчество;
- половая принадлежность;
- дата и место рождения;
- гражданство.
- Можно включить семейное положение, информацию о родственниках, контактные телефоны и адреса.
-
Образование. В графе «образование» пишется сначала общий реквизит:
- «высшее профессиональное»;
- «неполное высшее»;
- «среднее профессиональное»;
- «начальное профессиональное»;
- «среднее (полное) общее»;
- «основное общее».
- Далее в таблице сотрудник перечисляет все учебные заведения в порядке прямой хронологии, даты учебы и присвоенную квалификацию.
- Владение иностранными языками. Здесь отмечаем язык и степень владения: свободно владею; читаю и могу изъясняться; читаю и перевожу со словарем.
- Научная работа. Ученая степень, научные труды и изобретения. Если нет, нужно указать «не имею».
- Предыдущие места работы. Начиная с самого первого. Нужно вписать годы работы, должности и адреса организаций.
- Пребывание за границей. Даты, страны и цель поездки — командировка, работа или туризм.
- Участие в выборных органах. Здесь указывается, был ли когда-нибудь сотрудник депутатом или общественным деятелем.
- Правительственные награды. Если есть, то какие. Если нет — «не имею».
- Воинская обязанность. По тексту военного билета или приписного свидетельства.
- Обязательство сообщать об изменениях данных. Обязательно включите в текст личного листка фразу: «Обязуюсь своевременно извещать об изменении данных, включенных в личный листок по учету кадров».
- Подпись сотрудника и дата заполнения.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.
- Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
- Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
- Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
- Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
- Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
- Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
- Автобиография.
- Характеристика на работника.
Личный листок по учету кадров образец заполнения 2021 следственный комитет
Учет кадров – это работа по сбору личных и биографических сведений о каждом работнике предприятия. Чтобы систематизировать подобную информацию на каждого сотрудника заводится личный листок, где помимо прочего вклеивается фото работника.
Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который является составной частью личного дела и используется для быстрого принятия кадровых решений. В статье вы сможете узнать важные нюансы его составления, а также .
Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет полное право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Например, работник может не захотеть указывать в бумаге информацию о своих родных и близких. Принудить человека к заполнению документа никто не может.
Личная карточка, личное дело, анкета — отличия
Не стоит путать личный листок по учету кадров и личную карточку по форме №Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы и это обязательный документ для всех должностей и организаций. Собственно, информация из личного листка, а также из оригиналов документов сотрудника — и есть та база информации, которая вносится в личную карточку.
При устройстве на работу кандидат на должность может заполнять какие-либо анкеты. Их можно использовать как инструмент в работе эйчара и анализировать при окончательном выборе, но к кадровым формам она не имеет никакого отношения.
Наконец, личное дело — это документ, тоже не являющийся обязательным для всех категорий работников. Сама папка с делом может включать в себя все вышеперечисленное.
Личный листок по учету кадров (Образец заполнения)
Документ относится к личному делу сотрудника и хранится в течение всего времени его работы вплоть до увольнения. Заполняется самим сотрудником в первые дни после трудоустройства. В большей степени листок нужен для руководства компании, чтобы в нужный момент получить любую информацию о сотруднике:
- Его личные данные, имеющие значение для работы (возраст, семейное положение и др.).
- Сведения об образовании, ученой степени.
- Данные о возможном переобучении.
- Информация о местах работы, которые он занимал до этого.
- Прочие важные сведения (например, период и цель пребывания за границей).
С помощью листка уполномоченные лица могут довольно быстро ознакомиться с краткой характеристикой человека, чтобы принять соответствующее решение – о повышении, направлении в командировку, увольнении и т.п. Это особенно удобно на больших предприятиях, где работает несколько тысяч, десятков тысяч человек, и у руководства нет физической возможности запомнить каждого коллегу «в лицо».
Законодательство не содержит никаких требований к бланку, поэтому компания может разработать любую форму, в которую включить необходимые разделы – о профессиональных навыках, увлечениях, дополнительных умениях и т.п. Обычно документ составляется по принципу анкеты на 1-2 страницах. Он заполняется лично сотрудником в рукописном, печатном или электронном виде и общем случае состоит из таких разделов.
При необходимости компания может запросить и дополнительные сведения:
- хобби, увлечения;
- владение автомобилем, наличие прав и их категория;
- данные о пребывании за границей;
- участие в выборных органах;
- наличие государственных/ведомственных наград и др.
При составлении документа можно ориентироваться на такой образец.
В будущем могут возникнуть ситуация, при которой сведения в рассматриваемом документе утратят свою актуальность (смена адреса, фамилии, получение дополнительного образования и т.п.). В таком случае сотрудник должен незамедлительно (за 2-3 рабочих дня) уведомить работодателя (устно или письменно) об этих изменениях.
Сотрудник отдела кадров снова выдает пустой бланк листка учета кадров, куда работник самостоятельно дописывает нужные сведения. Старые данные удаляются либо зачеркиваются.
Личный листок по учету кадров образец заполнения 2021 следственный комитет
Учет кадров – это работа по сбору личных и биографических сведений о каждом работнике предприятия. Чтобы систематизировать подобную информацию на каждого сотрудника заводится личный листок, где помимо прочего вклеивается фото работника.
Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который является составной частью личного дела и используется для быстрого принятия кадровых решений. В статье вы сможете узнать важные нюансы его составления, а также .
Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет полное право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Например, работник может не захотеть указывать в бумаге информацию о своих родных и близких. Принудить человека к заполнению документа никто не может.
Внесение изменений в документ
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Для того чтобы сотрудники своевременно предоставляли всю информацию, отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров».
Несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания. Все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы.
Максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание. Таким образом, использование личного листка по учету кадров, нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Однако у него есть свои нюансы:
- сотрудник может указать недостоверную информацию;
- сотрудник может отказаться от заполнения некоторых полей, или всего бланка;
- часть информации, указанной в листке, практически, непроверяемая.
Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:
- Ф. И. О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
- дата заполнения и подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Помимо перечня данных, ЛНА закрепляют и порядок ведения (в том числе — кто заполняет личный листок по учету кадров) и хранения таких документов. Практически всегда они заполняются работником собственноручно и хранятся затем в его деле даже после увольнения. Срок хранения — 75 или 50 лет.
ВАЖНО!
В листке фигурируют персональные данные работника, поэтому порядок обращения с ними определяется с учетом норм 152-ФЗ «О защите персональных данных».
Чтобы помочь сотрудникам разобраться, как заполнить личный листок по учету кадров, предлагаем инструкцию.
Шаг 1. Подготовить следующие документы:
- паспорт;
- диплом;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы о семейном положении;
- справки о наличии наград, льгот и т. д.;
- личная фотография.
Шаг 2. Аккуратно, без помарок внести данные в соответствующие графы.
Пример заполнения бланка, унифицированной формы
Допустимо только наличие сведений, которые признаются актуальными. Представителей в отделах кадров надо отдельно уведомлять, если какая-то информация подлежит изменениям. Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:
- ФИО работника;
- Дата, место рождения;
- Гражданство;
- Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
- Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
- Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
- Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
- Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
- Информацию о наличии наград и званий;
- Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
- Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
- Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Для того чтобы сотрудники своевременно предоставляли всю информацию, отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров».
Несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания. Все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы.
Максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.Таким образом, использование личного листка по учету кадров, нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Однако у него есть свои нюансы:
- сотрудник может указать недостоверную информацию;
- сотрудник может отказаться от заполнения некоторых полей, или всего бланка;
- часть информации, указанной в листке, практически, непроверяемая.
Все эти нюансы обусловлены наличием вопросов, которые работодатель пожелал добавить в анкету. Использование стандартного списка поможет решить данную проблему, но сузит круг получаемой информации.
Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:
- отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
- несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
- все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
- максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.
Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Отказ от заполнения личного листка
В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.
Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.
Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.
После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.
Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.
Как правильно составить личный листок по учету кадров?
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Стандартная форма включает в себя:
- Фотографию сотрудника.
- Данные персонального характера:
- ФИО работника полностью;
- дата и место рождения;
- национальность, гражданство;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и места жительства;
- сведения о семье.
- Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
- Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
- Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.
Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.