Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина порядок ведения 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Как рассчитываться наличными по договору
Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.
Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.
Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.
Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.
Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.
Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году
За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:
- оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
- осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
- нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:
- 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
- 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:
- на основе поступления наличных средств;
- на основе расхода наличных средств.
Формула на основе поступления наличных средств
Если за основу берётся объём поступлений наличных денег, для расчёта используется следующая формула Лимит = Оп/Pп × П, где:
- Лим – кассовый лимит;
- Оп — объём поступлений наличности за расчётный период;
- Pп – расчётный период. Определяется юридическим лицом произвольно (продолжительность периода должна быть не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.
Важно! Период между днями сдачи выручки в банк должен быть не более 7 рабочих дней (для организаций, находящихся в местности без банковских отделений, для сдачи наличных денег — не более 14 рабочих дней).
Формула на основе расхода наличных средств
Если в основе расчёта лежит объём выдачи наличных денег, используется формула Лим = Ов/Pп × П, где:
- Лим – искомый лимит;
- Ов — объём выданной наличности за расчётный период (не включая расходы на оплаты труда);
- Pп – расчётный период (не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен превышать больше 7 дней (14 дней для населённых пунктов без банковских отделений).
Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Наиболее распространенные ошибки
Ошибка № 1. Отсутствие кассовой книги у организации на УСН. Организация, применяющая УСН, не вела кассовую книгу, так как считала, что субъекты малого бизнеса освобождены от этого. Получается, что средства не оприходовались. Возникает правонарушение по п.1 ст.15.1 КоАП.
Ошибка № 2. Денежные средства приходуются в кассу с опозданием. Денежные средства приходуются с опозданием в два-три дня. Нарушение п.4.6. Указаний № 3210-У.
Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в организациях является очень важным моментом и инструментом управления бизнесом. При работе с наличными компании обязаны соблюдать установленный законом порядок, лимит расчетов и документальное оформление. Обязательным является применение ККТ современного образца.
Порядок проверки кассовой дисциплины
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:
- паспорт на кассу;
- карточка регистрации;
- КМ-1, 4, 8;
- КО-1, 2, 4;
- авансовый отчет;
- книга учета расходов/доходов;
- оборот по счету;
- документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
- иные первичные документы.
По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.
Кассовая дисциплина для ИП и ЮЛ
Указания Центрального банка РФ распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Целевой расход кассовых денег
По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:
- на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
- на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
- на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
- на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
- для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
- для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.
На кого возложить обязанность по ведению кассовых операций?
Согласно новому Положению о порядке ведения кассовых операций данные операции ведутся кассовым или иным работником из числа сотрудников учреждения (кассиром) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. Таким образом, здесь идет речь о должностной инструкции кассира, а также об условиях заключаемого с ним трудового договора. При этом рассматриваемый документ не обязывает заключать с кассиром договор о полной материальной ответственности. ЦБ РФ посчитал это излишним, так как оформить подобный договор работодатель может на основании норм Трудового кодекса. Письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут заключаться с работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ). Кассиры, кассиры-контролеры, а также другие работники, выполняющие их обязанности, — первые в списке должностей работников, с которыми работодатель вправе подписать договоры о полной материальной ответственности . Поэтому договор с кассиром о полной материальной ответственности по-прежнему остается в списке необходимых документов. Кстати, кассовые операции могут проводиться непосредственно руководителем, но это относится в основном к небольшим предприятиям, где директор совмещает много обязанностей.
Приведен в Приложении 1 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Что нужно знать о подотчетных лицах?
В новом Положении о порядке ведения кассовых операций нет нормы о том, что передача подотчетных сумм одним лицом (работником) другому лицу (тоже работнику) не допускается. Однако сохранено требование о выдаче денежной наличности подотчетному лицу при условии, что оно полностью отчиталось по ранее выданному авансу (представило подтверждающие оплату документы либо вернуло остаток средств в кассу).
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги под отчет, или дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при его отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. В соответствующей норме больше нет привязки к командировке, со дня возвращения из которой работник должен был представить в бухгалтерию авансовый отчет. Подотчетные суммы могут выдаваться не только на командировки, но и на служебные поездки по городу (например, между подразделениями учреждения). Поэтому независимо от того, куда отправлен сотрудник, он обязан отчитаться по возвращении об осуществленных им расходах.
В Положении о порядке ведения кассовых операций появилась новая норма, согласно которой для выдачи денег на расходы подотчетному лицу расходный кассовый ордер оформляется согласно его письменному заявлению, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме денег и сроке, на который выдается наличность, а также подпись руководителя и дату. Нельзя не отметить и другое новшество: проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (а при его отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Ранее перечисленные операции не были четко регламентированы на законодательном уровне, но опытные бухгалтеры не пускали этот вопрос на самотек и устанавливали порядок выдачи денег под отчет и сроки обработки авансовых отчетов внутренним документом либо закрепляли их в графике документооборота. Сейчас об этом нужно позаботиться не по собственной инициативе, а в силу требований Положения о порядке ведения кассовых операций.
В заключение отметим, что прокомментированный документ уже вступил в силу с 2012 г., поэтому кассирам, бухгалтерам и иным ответственным за соблюдение кассовой дисциплины лицам следует применять его в полном объеме. Выделим основные вопросы, на которые нужно обратить внимание:
- полнота оприходования денежной наличности, полученной с лицевого счета;
- целевой характер расходования денег, выданных из кассы медицинского учреждения;
- полнота внесения денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет;
- соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе учреждения;
- соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
- ведение кассовой книги и кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров).
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».