Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение электронных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Какие произойдут изменения
Поскольку законодательством не предусмотрено единых стандартов организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:
- отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
- нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
- отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат УКЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
- нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.
В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:
- невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
- ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
- доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
- сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата УКЭП, использовавшейся для подписания документа;
- наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность УКЭП.
Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.
Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.
Система ЭТЛАС для архивов
Электронный архив разработки «Этлас» — гибкое и универсальное решение для организации архива проектной документации. Функционал программы позволяет объединить в единой системе бумажные и электронные копии документов, в том числе:
- реализовать поточное сканирование бумажных документов: система обеспечивает автоматическое распознавание атрибутов документов, их именование, нумерацию и размещение;
- автоматизировать работу со складом документов, в том числе с применением штрих-кодов: быстро находить расположение нужных дел, отслеживать свободные места и др.;
- создавать любое количество картотек по учёту данных.
Встроенные редакторы и конструкторы помогают адаптировать систему к особенностям деятельности любой организации.
Ещё больше о возможностях электронного архива «Этлас» вы узнаете у наших консультантов.
Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?
Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:
- № единицы хранения в соответствии с описью;
- № описи дел;
- № фонда архива.
Информация вкладыша электронного носителя:
- Название предприятия;
- Название подразделения;
- Данные об ограничении доступа;
- Время записи файла на цифровой носитель;
- № описи.
Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный
Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.
Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.
Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.
Остались вопросы? Звоните!
В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивом
С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить трудовые затраты на обработку документов, сделать функциональнее систему классификации, анализа, создания и поиска документов. Но нужно различать понятия «электронный архив» и «хранение электронных документов».
Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного.
Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.
Требования к документам, передаваемым в электронный архив
Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
- При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
- Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
- Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
- Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
- Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
- Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
- Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.
Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях. Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.
Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом. Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации. При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.
Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и использования электронных
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.
Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.
Сохранность баз данных
Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):
- таблицы базы данных;
- информация, содержащаяся в полях базы данных;
- вся база данных.
После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:
- хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
- xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
- осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).
Почему электронный архив документов лучше традиционных методов
В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов.
| Проблема | Описание и последствия |
| Утрата документа | С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. |
| Медленный поиск по архиву | Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного. Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. |
| Большие расходы на аренду офиса | Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы. |
| Отсутствие возможности одновременной коллективной работы с одним и тем же документом | В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это – лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники – и как быть в такой ситуации? |
| Нет поддержки версионности документов | Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать. При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени. Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. |
| Очень низкий уровень конфиденциальности | Ограничить несанкционированный доступ к документам весьма сложно. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. |
| Низкий уровень структурированности | При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. |
- Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.
- Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
- Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.